Seit dem 1.1.2015 gelten neue Regelungen des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) für die IT-gestützte Buchführung, die jedes Unternehmen (bzw. jede Person), kennen und berücksichtigen sollte, das bzw. die sich in diesem Umfeld bewegt ….
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) wurden mit einem BMF-Schreiben vom 14.11.2014 veröffentlicht und sind seit dem 1.1.2015 gültig.
Die GoBD ersetzen die schon in die Jahre gekommenen Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sowie die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU).
Es ergeben sich eine Reihe von Änderungen, z.B. im Geltungsbereich hinsichtlich der betroffenen Unternehmen und Systeme (siehe auch diese Artikel in Datacenter-Insider sowie von DATEV).
Einen guten zielgruppenorientierten Einstieg bietet auch DATEV.
Die GOBD sind tatsächlich eine sehr wichtige Regelung, die Buchführung und Archivierung von Belegen endlich eindeutig und halbwegs einheitlich nachvollziehbar regelt. Sie waren mehr als dringend nötig.
Andererseits sollte man sich, vor allem als kleiner Unternehmer, genau überlegen, ob es wirklich sinnvoll und zeitsparend ist, auf das ersetzende Scannen und eine volldigitale Beleg-Archivierung umzustellen. Der Routineablauf wird zunächst in vielen Fällen erheblichen zusätzlichen Zeitaufwand bedeuten, und nicht jedermann findet seine Belege in einem digitalen Archiv schneller, als in einem Ordner.
Zudem stellen die GOBD erhebliche Anforderungen an die Abläufe und deren Dokumentation für das ersetzende Scannen von Belegen. Hier wird erst die Praxis in ein paar Jahren zeigen, wie genau der Betrioebsprüfer hier hinsieht. Zieht man sich in Verdachtsfällen auf die Regelungen zurück, oder muss auch eine ansonsten nicht zu beanstandende Buchhaltung nach diesen Kriterien streng geprüft werden?
Für kleine und mittlere Unternehmen kann also hier eine Doppelstrategie für die kommenden Jahre tatsächlich die beste Lösung sein: Scannen aller Belege und Archivieren sowohl in körerlicher als auch digitaler Form.
Eines ist jedoch klar: um ein digitales Belegarchiv kommt niemand herum, denn elektronisch erhaltene Belege müssen zwingend elektronisch archiviert werden – für 10 Jahre.
„[…] wurden mit einem BMF-Schreiben vom 14.11.2014 veröffentlicht und sind seit dem 1.1.2015 gültig.“
Genau das ist aus meiner Sicht ein riesiges Problem für die Softwarehersteller der betroffenen Produkte im Bereich Finanzsoftware, denn zwischen Veröffentlichung und Inkrafttreten liegen lediglich eineinhalb Monate, ganz abgesehen von Weihnachtszeit und Jahreswechsel.
Und die Änderungen sind nicht unerheblich und deutlich schärfer wie bisher, so dass auch die Software entsprechend angepasst werden muss. Gerade die Historisierung von Daten ist extrem aufwändig, wenn dies in einer Software bisher nicht dermaßen ausführlich gemacht wurde.
Aber das ist eben die öffentliche Hand. Manche Themen über Jahre nicht auf die Reihe kriegen und dann andere Themen einfach mal so per order de mufti erlassen. Die order muss dann aber stante pede umgesetzt werden…
… exakt in diesem Dilemma sitzen wir derzeit auch.
Zwar gab es, wie Herr Höß in seiner Antwort auf Ihren Kommentar anführt, Entwürfe, aber mit Entwürfen ist das eben immer auch so eine Sache. Noch im Oktober 2013 schien die Gesetzeslage auf Lange Sicht hin noch sehr unklar zu sein (siehe auch http://www.kontolino.de/die-papierlose-buchhaltung-noch-immer-ein-wunschtraum/).
Und dann waren noch exakt 6 Wochen Zeit, ein komplettes Dokumentenmanagement-System aufzusetzen, um bereits zum 1.1.2015 alles am Start zu haben.
Der Gesetzgeber kann dagegen halten: die GOBD verpflichten ja nicht, sofort ab 1.1.2015 rein digital zu archivieren, sie bieten nur die Möglichkeit, es zu tun.
Das ist natürlich richtig und muss nun eben auch so gelebt werden.
Ich denke, der Unternehmer muss nun eben sehr genau abwägen, ob, wie schnell und radikal er nun in die schöne neue digitale Welt eintauchen möchte.
Danke, ich sehe das ähnlich.
Was die nicht bestehende Verpflichtung zur rein digitalen Archivierung angeht: ja, hier können Anwender eine Parallelstrategie fahren.
Nur wollen sie das oftmals nicht, weil es dann immer schwieriger wird, zu ermitteln ob eine Eingangsrechnung im digitalen Archiv oder im guten alten Ordner im Archiv steht und dies Zeit kostet.
Oft wollen Anwender bereits rein digital arbeiten, aber auch hier sind bindende Regelungen zum ersetzenden Scannen Mangelware. Hier gibt es dann Best-Practice-Anweisungen, aber ob die im Streitfall standhalten weiß wiederum keiner. Meines Erachtens agiert der Gesetzgeber hier sehr unglücklich. Bestimmte Softwareanbieter führen Musterprozesse um wenigstens ein bisschen Klarheit zu schaffen, … ein Irrsinn.
Hallo Betroffener,
in Sachen Parallelstrategie kann ich eigentlich nur empfehlen, immer ALLE Belege sowohl digital als auch auf Papier zu verwalten. Da ich hier von kleinen Unternehmen spreche, ist das sicher noch halbwegs machbar.
Warum beides? Weil digitales digital archiviert werden muss (Telefonrechnung, Kontoauszug, Serverkosten etc. werden heutzutage meist elektronisch zugestellt), und gleichzeitig noch zu wenig Erfahrung damit vorliegt, in wie weit und unter welchen Voraussetzungen das ersetzende Scannen von Belegen praxistauglich und Gerichtskonform durchgeführt werden können.
In der Praxis heisst das: alle digitalen Belege direkt ins digitale Archiv und ausdrucken und abheften, alle Papierbelege scannen und auch ins digitale Archiv legen.
Irrsinn? Ja, schon. Und auch wirklich nur für kleine Unternehmen machbar.
Durch die Pflicht der digitalen Archivierung digital zugestellter Belege aber leider unumgänglich. Man kann m.E. lediglich auf ein digitalisieren der Papierbelege verzichten, und sich auf eine gute Buchhaltungssoftware verlassen, die das unterstützt. Genau an der Front arbeiten wir gerade, und hoffen auf baldige Lösung.
Vermutlich lachen wir alle in ein paar Jahren über diesen Irrsinn, denn der Trend hin zum Digitalen hat einen ganz großen Reiz, insbesondere, wenn die Buchführung im Web (der Cloud liegt): jeder Beleg und Buchungssatz ist immer und überall verfügbar.
Doch bis dahin liegt vor uns noch juristisches Neuland (welch ein Seitenhieb auf Frau Merkels Internet-Bemerkung 😉 )
Auch wenn es m.W. schon vorher bereits Entwürfe gab, möchte ich zum Thema Kurzfristigkeit noch auf diesen älteren Artikel hinweisen ..
Hier sollten die entsprechenden Stellen auf die Notwendigkeit der Anpassungen von Prozessen / Systemen / Formularen / etc. Rücksicht nehmen …
Wie auch Herr Tuchel anmerkt ist es so eine Sache mit den Entwürfen. Manche Regelungen ändern sich grundlegend, manches entfällt komplett und manches kommt hinzu.
Wenn ich eine Software verändere oder neu konzipiere, dann ist es eben schwierig, hier ständig Änderungen vorzunehmen und dann innerhalb von 6 Wochen final entwickeln, dokumentieren und testen zu lassen…
In dem älteren Artikel, den ich nicht kannte, ist es sehr treffend beschrieben.
[…] 10. Neue Regelungen des Finanzministeriums für IT-gestützte Buchführung (GoBD) ab 1.1.2015 […]
[…] 7. Neue Regelungen des Finanzministeriums für IT-gestützte Buchführung (GoBD) ab 1.1.2015 […]
[…] 11. Neue Regelungen des Finanzministeriums für IT-gestützte Buchführung (GoBD) ab 1.1.2015 […]
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