Echtheit von (Papier-) Dokumenten – Prüfung an der Quelle kann sinnvoll sein!

Prüfung von Dokumenten - Prinzipieller Ablauf
Prüfung von Dokumenten – Prinzipieller Ablauf

In vielen Prozessen, z.B. bei Bewerbungsprozessen, spielen Dokumente (Zeugnisse, Zertifikate, etc.) eine wichtige Rolle. Da Dokumente, insbesondere Papierdokumente, rel. leicht gefälscht werden können, ist m.E. eine systematische Prüfung AN DER QUELLE DES DOKUMENTS bei allen relevaten Prozessen von immenser Bedeutung.

Immer wieder wird von Fällen in der Presse berichtet, bei denen sich Personen durch eine Fälschung von Dokumenten Vorteile bzw. Positionen erschleichen, teilweise sogar in „kritischen“ Berufen, wie z.B. Ärzte oder Piloten:

Es besteht die Gefahr, dass die entdeckten Fälle nur die Spitze des Eisbergs sind und Dokumente nicht nur bei derart kritischen Berufen, sondern auch bereits beim Übergang von der Schule zur Hochschule, von der Hochschule zu Unternehmen und auch später gefälscht werden, da die Fälschung von Dokumenten mit moderner Technologie relativ einfach ist.

Ein wesentlicher Grund liegt m.E. in der ungünstigen Prozessgestaltung. Typischerweise treffen z.B. bei Bewerbungsvorgängen eine Vielzahl von Unterlagen ein, die aufgrund der beschränkten Zeit möglicherweise nicht in allen Fällen ausreichend geprüft werden können.

Stattdessen sollten die Prozesse m.E. derart gestaltet sein, dass

  • zuerst einmal den Bewerbern vertraut wird, so dass der Prozess effizient abgewickelt werden kann,
  • dann aber im 2. Schritt bei dem bzw. den ausgewählten Bewerbern die Echtheit der relevanten Bewerbungsdokumenten AN DER QUELLE überprüft wird.

Diese Prüfung an der Quelle sollte im Idealfall natürlich elektronisch unterstützt werden, was z.B. bei einigen Hochschulen bereits der Fall ist. Teilweise werden z.B. durch einen Code die Echtheit / Herkunft eines Dokuments bestätigt. Wichtig ist jedoch in diesem Fall, dass zur Vermeidung von Manipulationen alle relevanten Daten (z.B. Name, Geburtsdatum und Noten) bestätigt werden. Ggf. sollten auch zukünftig noch weitere Identifikationsmerkmale hinzugefügt werden.

Zur Not kann die Überprüfung an der Quelle auch „manuell“ durchgeführt werden. Dies sollte von den beteiligten Partnern in der Prozesskette unterstützt werden, was insb. im internationalen Umfeld nicht immer ganz einfach ist.

Wenn man also Wert auf die Sicherheit dieser Prozesskette(n) legt, sollte sich m.E. einiges in dieser Richtung bewegen … natürlich immer unter der Berücksichtigung von Datenschutzaspekten … wobei derjenige, der ein „Original-„-Zeugnis in den Händen hält, ja immer auch das Recht haben sollte, sich an der Quelle zu erkundigen, wo er ja i.d.R. auch keine anderen Informationen erhält.

Über Kommentare freue ich mich …

Oliver Höß

3 Gedanken zu “Echtheit von (Papier-) Dokumenten – Prüfung an der Quelle kann sinnvoll sein!

  1. Eine Prüfung der Zeugnisse sollte, wie oben beschrieben, den Bewerbungsprozess nicht behindern und erst nach der Zusage des Kandidaten erfolgen. Ansonsten entstehen unnötige Kosten.

    Zur Absicherung kann ein Assessment oder Probearbeiten sowie ein Gespräch der Mitarbeiter mit dem Kandidaten noch vor der Schlussauswahl wertvolle Hinweise liefern.

  2. Genau … leider wird in der Praxis oft das Gegenteil gemacht … es werden während der Bewerbungsphase alle Zeugnisse aufgrund der Masse und anstatt am Ende diejenige des Gewinners auf Herz und Nieren zu prüfen … was m.E. immer heißt: an der Quelle !!!

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