eRechnung: Prozessoptimierung durch elektronische Rechnungen – Beispiel Gaerner GmbH

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Fachliche eBusiness-Standards (Quelle: Berlecon Research)
Fachliche eBusiness-Standards (Quelle: Berlecon Research)

Durch den Einsatz von elektronischen Rechnungen (eRechnung) und den entsprechenden Standards können Prozesse optimiert und Aufwände reduziert werden.

In diesem Artikel wird der Einsatz von eRechnungen am Beispiel des Traditionsunternehmens Gaerner GmbH aus Duisburg erläutert.


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Der Einsatz von Standards im eBusiness (z.B. für die Produktidentifikation, Produktklassifikation, den Katalogaustausch oder für die Transaktionsübermittlung, siehe Abbildung) ist schon lange ein Thema (siehe Berlecon-Studie E-Business-Standards in Deutschland).

Ein relativ klar strukturiertes und damit einfach zu standardisierendes Dokument ist dabei die Rechnung. In „traditionellen“ Prozessen wurde diese oftmals in Papierform versendet (separat oder mit einer Lieferung). Im B2B-Umfeld ist es sogar meist so, dass die Rechnung aus einem IT-System (des Lieferanten) kommt und die Daten wieder in einem IT-System (des Kunden) erfasst werden müssen, was offensichtlich suboptimal ist. Teilweise wurde dieser Prozess in der Vergangenheit durch OCR-Lösungen behelfsmäßig automatisiert.

Ein erster Optimierungs-Ansatz ist es, die Rechnung in elektronischer Form als PDF zu versenden. Somit kann die Rechnung ohne Scanvorgang archiviert werden. Eine bessere Weiterverarbeitbarkeit ist durch den Einsatz von E-Business-Standards möglich. Ein Beispiel ist der Einsatz von openTRANS, ein Standard, der aus dem BMEcat-Umfeld stammt und verschiedene XML-basierte elektronische Dokumente definiert, u.a. auch eine Rechnung (Invoice).

Das 1941 gegründete Duisburger Traditionsunternehmen Gaerner GmbH (Büro- und Lagerausstattung, Teil der Stuttgarter Takkt AG) bietet beispielsweise mehrere Optionen für elektronische Rechnungen: den Versand als PDF und als openTRANS-Rechnung.

Eine weitere interessante Option, bei der die Lesbarkeit durch Menschen (PDF) und durch Maschinen (XML) kombiniert ist, ist der ZUGFeRD-Standard, bei dem eine normierte XML-Datenstruktur in ein PDF-Dokument eingebettet ist.

Insgesamt gibt es in diesem Themenfeld schon eine Vielzahl von Entwicklungen, aber es besteht auch weiterhin noch großes Potenzial, insbesondere bei der Integration von kleineren Marktteilnehmern.

Oliver Höß

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